楽団演奏会チラシの作り方手順～スケジュール管理が大事～

市民楽団の演奏会のチラシは、各団体の個性が出ていて見るのが楽しいです。団の中にいるデザインが得意な人が毎年やっていることも多く、チラシにはその人の個性が現れます。

私自身はデザインできないので作りませんが、演奏会の実行委員会的な役割で、いつまでにチラシを何枚作るか決める、印刷会社に発注を何度かしました。その時の手順やスケジュールについてまとめました。

手順

まずチラシを作る手順です。

①内容＆枚数決め
②仮デザイン
③チェック＆修正
④最終稿
⑤印刷会社に発注
⑥現物確認
⑦配布

では順を追って説明します。

チラシにどんな情報を記載するのか決めます。

【必須】
団体名、演奏会名、演奏会の日時、場所、連絡先、有料か無料か、年齢制限の有無

【興味をもってもらうための情報】
演奏曲名、指揮者やソリスト名、ゲスト有無などなど

そして何枚チラシが必要なのかも最初に決めたいところ。枚数は後でもいいんじゃないかと思われがちですが、予算とスケジュール管理に影響があるので枚数は先がいいです。スケジュール管理のところで詳しく書きます。

チラシに何を記載するかが決まったら、デザインの得意な人に頼んで仮デザインです。記載内容とコンセプトを伝えるとデザインしやすいです。コンセプトはメインの曲が宇宙をテーマにした曲だから宇宙なイメージでとか、指揮者やソリストの写真を目立たせたいとかです。

仮デザインが提出されたら役員などでチェックします。演奏会の日時、場所などの基本的な情報に誤りがないか、曲名や指揮者名に間違いがないかなどしっかりとチェックします。誰も間違いに気づかず印刷してしまった場合、デザインを頑張ってくれた人のせいにするのは止めましょう。ちゃんとチェックして下さいね。

間違いに後で気づいて訂正シールを貼るのは……疲れます。。。No more 訂正シール

修正が終わったら再度チェックし、原稿完成です。

紙にこだわりも特になく、チラシが白黒だったり必要枚数が100枚以下のような場合は、自宅プリンターやコンビニプリンターでもできます。しかし一般的には印刷会社に発注となります。

ラクスルやプリントパックなどが手頃です。印刷枚数はもちろん、紙の種類、納品までの日数によって値段が異なります。日数には余裕をもって発注すると安いです。

ラクスルでの演奏会チラシ用テンプレートを使った注文方法は以下もご参考に。

印刷会社から納品されるので現物確認します。この箱を開ける瞬間はドキドキです。

もし指定通りのチラシや枚数が納品されていない場合（滅多にありませんが）、印刷会社に連絡を取りましょう。

団員それぞれにチラシを配り、知り合いへの宣伝に使ってもらいます。また、付き合いのある団体の演奏会のパンフレットに挟み込みをしたり、楽器店、公民館などにチラシを置いてもらいます。

以上が大きな流れです。

チラシ作りで最も注意するのがスケジュール管理です。いつまでに何ができていないといけないのかを管理しましょう。

特に気にするのは、いつチラシを配布したいのかです。とある団体の演奏会のパンフレットに挟み込みをしたいなら、その演奏会までにチラシが納品される必要があります。

自分たちの演奏会の日程から逆算するのはもちろんですが、挟み込みがある場合は他団体の演奏会の日程が大事になります。

前述の手順紹介の手順①にチラシの枚数決めを書きました。チラシの枚数決めとは、つまり、いつ、どの演奏会で挟み込みをしたいのか等の配布計画を立てることでもあります。

配布計画が立てば自然といつまでにチラシが納品されている必要があるか決まり、そこから逆算してデザインの締め切りなどが決まります。

せっかく開催する演奏会を広く知ってもらうために、チラシは有効な手段です。知り合いだけでなく、コンサート会場に近い地元の方々、吹奏楽やオーケストラが好きな方、曲に興味がある方に知ってもらえます。意外とチラシ、あなどれないです。

そんなチラシを配りたいタイミングで完成させておくために、スケジュール管理（特にいつ配布したいかを基準に逆算）をおすすめします。